Prima di tuffarci nelle specifiche dei due approci, è importante capire cosa significa essere “Agile”. L’Agilità è un modo di pensare che promuove la flessibilità, l’adattabilità e una risposta rapida ai cambiamenti.

La gestione Agile del progetto pone l’accento sulla collaborazione, il coinvolgimento di tutti gli attori necessari per raggiungere il risultato che ci aspettiamo e la consegna continua (iterativa) di valore tangibile. Le due metodologie hanno delle differenze che le rendono ideali in ambiti specifici.

Scrum vs Kanban: due metodologie Agile popolari

Scrum e Kanban sono due delle metodologie più popolari nell’ambito Agile ed entrambe mirano a migliorare l’efficienza del team e la qualità del prodotto, ma lo fanno in modi diversi.

Scrum, con i suoi sprint regolari e le sue riunioni di pianificazione, offre una struttura più rigida che può essere ideale per i team che necessitano di chiarezza il cui focus è principalmente sullo sviluppo di soluzioni software (siano essi prodotti che parti di essi o specifiche caratteristiche).

D’altro canto, Kanban, con la sua enfasi sulla visualizzazione del flusso di lavoro e la limitazione del lavoro in corso, offre una flessibilità che può essere particolarmente utile in ambienti dinamici dove le priorità possono cambiare rapidamente e che tipicamente riguardano ambienti in cui si opera principalmente nella gestione e nella manutezione si soluzioni pre-esistenti.

L’idea di questo post è quella di fornire una panoramica di entrambe evidenziando i loro punti di forza e di debolezza.

Vi è una terza opzione usata non di rado per gestire situazioni molto comuni e che trova soluzione dall’unione delle due discipline: Scrumban.

Questo approccio permette a team che hanno l’esigenza di sviluppare e mantenere software allo stesso tempo di sfruttare entrambe le discipline nelle proprie attività quotidiane. Alla fine del post avrai un’idea chiara di ciò che intendo, ma andiamo con ordine.

Cosa è Scrum?

Nel cuore pulsante dell’innovazione digitale, è ormai il campione indiscusso della gestione Agile del progetto: Scrum.

Scrum non è solo una metodologia, è un framework, un approccio alla gestione del progetto che favorisce la collaborazione, la flessibilità e l’adattamento al cambiamento.

Storia e origine di Scrum

Per capire Scrum, dobbiamo prima viaggiare indietro nel tempo fino agli anni ’80, quando gli informatici Hirotaka Takeuchi e Ikujiro Nonaka pubblicarono un articolo nella Harvard Business Review intitolato “The New New Product Development Game“.

In questo articolo, descrissero un approccio innovativo allo sviluppo del prodotto che era dinamico, flessibile e centrato sul team, paragonandolo a un gioco di rugby, dove “scrum” è una mossa strategica fondamentale, ovverosia la “mischia”, quando tutti i giocatori delle squadre si affrontano uniti all’unisono. È vero che nel gioco sono in competizione, ma il singolo team, in fase di mischia, crea un’unica forza che spinge tutta verso la stessa direzione ed ognuno è parte integrante e fondamentale della mischia. Questo è stato l’inizio del viaggio di Scrum.

Caratteristiche principali di Scrum

Scrum è basato su cicli di sviluppo chiamati “sprint”. Un sprint è un periodo di tempo fisso, solitamente di due settimane, durante il quale il team lavora per completare un set definito di obiettivi del progetto. Prima di ogni sprint, c’è una riunione di pianificazione in cui il team decide cosa verrà sviluppato nel prossimo sprint.

In Scrum, il lavoro viene suddiviso in piccoli pezzi gestibili, o “storie”, che vengono poi sviluppate durante gli sprint. Ogni storia è un pezzo di funzionalità o valore che può essere consegnato al cliente. Il vantaggio di questo approccio è che permette al team di concentrarsi su un numero limitato di compiti alla volta, migliorando l’efficienza e la qualità del lavoro.

In Scrum, ci sono tre ruoli chiave: il Product Owner, lo Scrum Master e il Team di Sviluppo. Il Product Owner rappresenta gli interessi del cliente o dell’utente finale e ha la responsabilità di definire le priorità del Backlog del Prodotto. Lo Scrum Master agisce come un facilitatore, aiutando il team a seguire le pratiche Scrum e a rimuovere eventuali ostacoli. Il Team di Sviluppo è il gruppo di professionisti che lavorano per realizzare gli obiettivi dello sprint.

Cosa è Kanban?

Mentre Scrum gioca un ruolo importante nell’arena della gestione Agile, un’altra metodologia che si è guadagnata un posto di rilievo è Kanban.

Originariamente sviluppata nell’industria manifatturiera giapponese, Kanban ha trovato applicazione in molte aree diverse, inclusa la gestione dei progetti digitali. Ma cos’è esattamente Kanban e come può migliorare l’efficienza del tuo team?

Storia e origine di Kanban

Kanban, che significa letteralmente “cartellone” o “segnale visivo” in giapponese, ha avuto origine nel sistema di produzione Toyota negli anni ’50. Il concetto di base era quello di utilizzare dei cartellini visivi per tracciare il flusso di lavoro e identificare eventuali intoppi. Questo concetto si è poi evoluto e si è trasformato nella metodologia Kanban che conosciamo oggi, che viene utilizzata in molti settori diversi, tra cui l’industria del software.

Caratteristiche principali di Kanban

Al centro del metodo Kanban c’è la Kanban board, uno strumento visivo che aiuta a tracciare il flusso di lavoro. La Kanban board è solitamente divisa in diverse colonne, ognuna delle quali rappresenta una fase diversa del flusso di lavoro. Ogni attività o “card” viene poi spostata lungo le colonne man mano che progredisce. Il numero di colonne è variabile ed è stabilito dal team in base alle proprie esigenze.

Una delle caratteristiche principali di Kanban è la limitazione del lavoro in corso (WIP Limit: Work In Progrss Limit). Questo significa che c’è un numero massimo di attività che possono essere presenti in ogni colonna del Kanban board in un determinato momento. Limitare il WIP aiuta a prevenire il sovraccarico di lavoro e a identificare eventuali problemi nel flusso di lavoro. Pertanto si può stabilire che il limite sia di 5 attività contemporanee e, in caso di blocco su una di queste, chi rimane libero potrà aiutare un collega per velocizzare lo sviluppo.

A differenza di Scrum, Kanban non ha cicli di sviluppo fissi. Invece, il lavoro scorre liberamente attraverso il sistema. Questo rende Kanban estremamente flessibile e adattabile ai cambiamenti. Se una priorità cambia, è possibile aggiungere o rimuovere facilmente attività dal Kanban board.

Confronto tra Scrum e Kanban

Sebbene Scrum e Kanban abbiano entrambi lo scopo di migliorare l’efficienza del flusso di lavoro, ci sono alcune differenze significative tra le due metodologie.

Come già accennato, Scrum si basa su cicli di sviluppo fissi, o sprint, e ha ruoli definiti come il Product Owner, lo Scrum Master ed il Team di Svilupo. Il lavoro in Scrum è limitato dal numero di storie che possono essere sviluppate in uno sprint ed è praticamente (quasi) obbligatorio rilasciare valore alla fine di ogni sprint. Questa metodologia è principalmente indicata per chi ha necessità di implementare soluzioni da zero, quindi nuovi prodotti o nuove funzionalità di un prodotto esistente.

D’altro canto, Kanban non ha cicli di sviluppo fissi e il lavoro scorre liberamente attraverso il sistema. Non ci sono ruoli specifici in Kanban perché è il team leader di se stesso, ed ognuno assume il ruolo di leader sulle proprie attività, il lavoro è limitato dal numero di attività che possono essere in un determinato stadio del flusso di lavoro allo stesso tempo.

Questa flessibilità può rendere anche Kanban una scelta adatta per progetti o team che devono adattarsi rapidamente ai cambiamenti o contensti molto fluidi perché l’obiettivo è di rilasciare continuamente software, tuttavia la ciclicità della metodologia si sposa bene con tutti i contesti in cui l’obiettivo del team è quello di mantenere in perfetta condizione una soluzione applicativa già esistente.

Queste differenze hanno implicazioni significative su come i team lavorano e su come i progetti vengono gestiti. Nel complesso, sia Scrum che Kanban offrono strumenti efficaci per migliorare l’efficienza del flusso di lavoro. Ma, come per tutto, la scelta tra Scrum e Kanban dipenderà dalle esigenze specifiche del tuo team e del tuo progetto.

Punti di forza di Scrum

Scrum brilla in ambienti di progetto dove gli obiettivi possono essere sia ben definiti che fluidi e la consegna rapida è di primaria importanza. Il suo approccio strutturato basato su sprint aiuta a mantenere il team focalizzato e allineato sugli obiettivi.

Ecco alcuni dei punti di forza di Scrum:

• Struttura chiara: Con i suoi sprint definiti e ruoli di team ben definiti, Scrum fornisce una struttura chiara che può essere molto utile per i team che hanno bisogno di chiarezza e organizzazione.
• Prioritizzazione del lavoro: Il backlog del prodotto in Scrum consente una gestione efficace delle priorità. Il Product Owner ha il compito di garantire che le storie più importanti vengano affrontate per prime.
• Adattabilità: Nonostante la sua struttura, Scrum è adattabile. Gli sprint di Scrum terminano con una revisione e una retrospettiva, permettendo al team di apprendere e adattarsi man mano che il progetto procede.

Punti di forza di Kanban

D’altra parte, Kanban è particolarmente efficace in progetti con requisiti in rapida evoluzione, grazie alla sua flessibilità e al suo focus sulla visualizzazione del flusso di lavoro. Ecco alcuni dei punti di forza di Kanban:

• Flessibilità: A differenza di Scrum, Kanban non è legato a cicli di sviluppo fissi. Questo permette una maggiore flessibilità e la possibilità di adattarsi rapidamente ai cambiamenti.
• Visualizzazione del flusso di lavoro: Il Kanban board offre una rappresentazione visiva del flusso di lavoro, rendendo facile identificare eventuali ritardi o intoppi.
• Limitazione del lavoro in corso: La pratica di limitare il lavoro in corso aiuta a prevenire il sovraccarico e a concentrarsi sul completamento delle attività prima di passare alla successiva.

Ma al di la dei punti di forza, entrambi offrono sia vantaggi distinti così come degli svantaggi. Provo a fare una lista più completa (ed arbitraria) di quelli che potrebbero essere punti d’attenzione su cui fare una riflessione per capire se possono essere gestiti o meno…

Vantaggi e svantaggi di Scrum

Scrum, con la sua struttura più rigida e i suoi ruoli ben definiti, offre un alto livello di controllo e organizzazione.

Tuttavia, questa struttura può anche essere uno svantaggio in certe situazioni. Vediamo più da vicino i vantaggi e gli svantaggi di Scrum.

Se già utilizzi una delle due discipline avrai avuto modo di notare come molti principi e vantaggi siano travasati da un modello all’altro per garantire una continua crescita della pratica Agile che basa le proprie fondamenta sulla costante evoluzione dell’intero ecosistema.

Vantaggi di Scrum

1. Miglioramento Continuo: Scrum incoraggia il miglioramento continuo attraverso i suoi cicli iterativi, con feedback e adattamenti regolari.
2. Flessibilità: Anche se Scrum ha cicli di sviluppo definiti (sprint), offre ancora la flessibilità per adattare il prodotto in base al feedback del cliente modificando il backlog.
3. Orientamento al cliente: Scrum mette il cliente al centro del processo di sviluppo, cercando continuamente il suo feedback.
4. Gestione dei Rischi: Scrum riduce i rischi attraverso sprint brevi e revisioni frequenti.
5. Trasparenza: Scrum fornisce un’elevata trasparenza su progresso e problemi attraverso riunioni quotidiane (daily stand-up).
6. Motivazione del Team: Il team ha l’opportunità di auto-organizzarsi, il che può aumentare la motivazione e la produttività.
7. Focalizzazione: Gli sprint permettono al team di concentrarsi su un numero limitato di compiti per volta.
8. Qualità del prodotto: Scrum incoraggia la consegna di prodotti di alta qualità, con il testing integrato nel ciclo di sviluppo.
9. Rilascio di valore: Scrum rilascia solo caratteristiche funzionali che il mercato ha richiesto nel concreto e non si limita ad ipotesi elencate in fase di pre-analisi (difetto principale dei modelli predittivi come Waterfall).
10. Riduzione dell’incertezza: Scrum può ridurre l’incertezza e il rischio, fornendo una maggiore visibilità sulle attività e il loro avanzamento.

Svantaggi di Scrum

• Richiede esperienza: Per funzionare efficacemente, Scrum richiede una squadra con una buona comprensione della metodologia.
• Difficile da implementare: Scrum può essere difficile da implementare, specialmente in organizzazioni più grandi o tradizionali.
• Rigidità degli Sprint: Gli sprint possono a volte essere troppo rigidi per progetti con requisiti in rapida evoluzione.
• Dipendenza dallo Scrum Master: Il successo di un progetto Scrum può dipendere molto dallo Scrum Master.
• Complessità: Gestire Scrum può essere complesso, richiedendo strumenti e tecniche specifiche.
• Difficoltà di Stima: Le stime dei tempi possono essere difficili da fare in Scrum, soprattutto inizialmente.
• Meno adatto a progetti a lungo termine: Scrum può non essere l’ideale per progetti a lungo termine.
• Frequenti Riunioni: Le riunioni frequenti richieste da Scrum possono a volte essere viste come onerose.
• Necessità di Coinvolgimento del Cliente: Scrum richiede un coinvolgimento attivo del cliente, il che potrebbe non essere sempre possibile.

Vantaggi e svantaggi di Kanban

Kanban, con la sua adattabilità e visualizzazione del flusso di lavoro, è eccellente per gestire processi continui e per i progetti con requisiti che cambiano rapidamente. Tuttavia, può mancare di alcune delle strutture fornite da Scrum. Vediamo i vantaggi e gli svantaggi di Kanban.

Vantaggi di Kanban

1. Adattabilità: Kanban è estremamente flessibile e adattabile ai cambiamenti nelle esigenze del progetto.
2. Visualizzazione del flusso di lavoro: Il sistema di visualizzazione del flusso di lavoro di Kanban offre una panoramica chiara e immediata sullo stato delle attività.
3. Limitazione del lavoro in corso: La pratica di limitare il lavoro in corso in Kanban evita il sovraccarico e consente di concentrarsi sul completamento delle attività in corso.
4. Riduzione degli sprechi: Kanban mira a ridurre gli sprechi, eliminando le attività superflue e ottimizzando il flusso di lavoro.
5. Promuove il miglioramento continuo: Kanban incoraggia il team a identificare e implementare miglioramenti costanti nel flusso di lavoro.
6. Riduzione dei tempi di attesa: Kanban può ridurre i tempi di attesa tra le fasi del processo, aumentando l’efficienza complessiva.
7. Focalizzazione sul valore: Kanban mette l’accento sulla consegna di valore al cliente, concentrandosi sulle attività che portano direttamente a tale risultato.
8. Collaborazione e comunicazione: Kanban promuove la collaborazione e la comunicazione continua tra i membri del team, favorendo un ambiente di lavoro coeso.
9. Gestione del flusso di lavoro: Kanban aiuta a identificare e gestire eventuali ostacoli o interruzioni nel flusso di lavoro, consentendo di risolverli tempestivamente.
10. Riduzione dell’incertezza: Kanban può ridurre l’incertezza e il rischio, fornendo una chiara visibilità sulle attività in corso, le emergenze e il loro stato d’avanzamento.

Svantaggi di Kanban

• Mancanza di struttura fissa: A differenza di Scrum, Kanban può mancare di una struttura fissa, il che può rendere difficile la pianificazione e la gestione delle attività.
• Richiede un monitoraggio costante: Kanban richiede un monitoraggio costante del flusso di lavoro e delle attività in corso per garantire un’efficace gestione.
• Maggiore complessità visiva: A causa della natura visuale del sistema Kanban, il numero di attività visualizzate può diventare confuso e complicato.
• Richiede un alto grado di collaborazione: Il successo di Kanban dipende fortemente dalla collaborazione e dalla comunicazione continua tra i membri del team.
• Possibilità di interruzioni o congestione del flusso di lavoro: Senza una gestione attenta, il flusso di lavoro Kanban può essere interrotto o congestionato, causando ritardi e inefficienze.
• Rischio di sottovalutare i tempi: La mancanza di tempi di consegna fissi in Kanban può portare al rischio di sottovalutare i tempi necessari per completare le attività.
• Requisiti dei ruoli non definiti: Kanban non definisce specificamente i ruoli all’interno del team, il che può portare a una mancanza di chiarezza e di responsabilità.
• Rischi di sovraccarico: Senza una limitazione chiara del lavoro in corso, Kanban può portare a un sovraccarico di lavoro per i membri del team.
• Difficoltà nella gestione delle priorità: In assenza di una pianificazione e di scadenze fisse, la gestione delle priorità può diventare più complessa in Kanban.
• Richiede un buon flusso di lavoro preesistente: Kanban funziona meglio quando è già presente un buon flusso di lavoro preesistente, il che può rappresentare una sfida in progetti completamente nuovi o altamente complessi.

Entrambe le discipline hanno pro e contro. Tuttavia è importante ricordare che ciò che può essere visto come un vantaggio o svantaggio da qualcuno, può rappresentare un valore diverso per qualcun altro. Io stesso, rileggendo la lista, mi rendo conto che ognuna di queste voci trova una collocazione differente in base a diversi fattori.

Probabilmente non si dovrebbe parlare di vantaggi o sbantaggi, ma di caratteristiche. Una distinzione risulta tuttavia comoda per un’analisi di alto livello dei due metodi da approfondire in funzione delle proprie esigenze dirette.

Come scegliere tra Scrum e Kanban per il tuo team

La scelta tra Scrum e Kanban può dipendere da vari fattori come le esigenze specifiche del tuo team, le caratteristiche del progetto e l’ambiente di lavoro. Entrambi i metodi hanno i loro punti di forza e, quando applicati correttamente, possono portare a un aumento significativo della produttività e dell’efficienza.

1. Capire le esigenze del tuo team

Ogni team è unico, con le proprie dinamiche, culture e modi di lavorare. Alcuni team possono prosperare in una struttura rigida con ruoli definiti, come quella fornita da Scrum. Altri potrebbero preferire un approccio più flessibile e adattabile, come Kanban.

2. Considerare il tipo di progetto

Il tipo di progetto che stai gestendo può influenzare la scelta del metodo. Progetti con obiettivi chiari e ben definiti possono beneficiare della struttura e della disciplina di Scrum. D’altra parte, i progetti con requisiti che cambiano rapidamente o che hanno flussi di lavoro continui possono beneficiare della flessibilità di Kanban.

3. Valutare l’ambiente di lavoro

Infine, l’ambiente di lavoro può avere un impatto sulla scelta del metodo. Se lavori in un ambiente ad alta pressione con scadenze strette, Scrum può fornire la struttura necessaria per gestire il lavoro in modo efficiente. Se, invece, lavori in un ambiente in cui i cambiamenti sono la norma e l’adattabilità è fondamentale, Kanban potrebbe essere la scelta migliore.

Ricorda, non c’è una risposta giusta o sbagliata. La scelta tra Scrum e Kanban dovrebbe basarsi su ciò che funziona meglio per il tuo team e per il progetto.

È anche possibile combinare elementi di entrambi i metodi per creare un approccio ibrido che soddisfi le tue esigenze specifiche. In ogni caso, la cosa più importante è che il metodo scelto supporti il tuo team nel raggiungimento dei suoi obiettivi.

Tools per Scrum e Kanban

Nell’era digitale esistono molti strumenti appositamente progettati per supportare le attività di Scrum e Kanban su board digitali.

Questi strumenti offrono funzionalità avanzate che consentono ai team di gestire facilmente le attività, collaborare in tempo reale e tenere traccia dei progressi. Servono per facilitare la gestione dei progetti, consentendo ai team di accedere a strumenti di analisi, gestione dei rischi o comunicazioni aggiuntive.

Con tali board digitali i team possono ottenere una visione chiara delle attività, migliorare la comunicazione e aumentare l’efficienza complessiva del processo di gestione dei progetti.

È importante selezionare gli strumenti e i servizi che meglio si adattano alle esigenze specifiche del tuo team e del progetto, garantendo una gestione ottimale delle attività e un’esperienza fluida di collaborazione.

Di seguito alcuni strumenti molto noti che possono fare al caso tuo:

Soluzioni per Scrum

• Jira Software: Jira Software è uno strumento popolare per la gestione di progetti Scrum. Offre funzionalità avanzate per la pianificazione, il tracciamento delle attività, la gestione dei backlog e la collaborazione del team.
• Trello: Trello è una piattaforma di gestione dei progetti visuale e intuitiva che può essere facilmente adattata per il metodo Scrum. Consente di creare board con liste e schede, assegnare attività ai membri del team, impostare scadenze e aggiungere commenti.
• Asana: Asana è un altro strumento online che supporta la gestione di progetti Scrum. Consente di creare task, organizzarli in progetti e tenere traccia dei progressi. Asana offre funzionalità di collaborazione e integrazioni con altre applicazioni.

Soluzioni per Kanban

• Kanbanize: Kanbanize è uno strumento di gestione Kanban che consente di visualizzare e gestire facilmente il flusso di lavoro. Offre funzionalità di tracciamento, analisi, gestione dei task e collaborazione del team.
• Monday.com: Monday.com è una piattaforma di gestione del lavoro che può essere configurata per supportare Kanban. Consente di creare board, tracciare le attività, assegnarle ai membri del team e tenere traccia dei progressi.
• PlanView: PlanView (ex LeanKit) è uno strumento Kanban che offre una panoramica visuale del flusso di lavoro. Consente di creare e spostare le card, tenere traccia delle attività, collaborare con il team e analizzare le metriche di performance.

Conclusioni

Entrambi, Scrum e Kanban, offrono approcci unici e potenti alla gestione dei progetti. La scelta migliore dipenderà dagli obiettivi specifici, dal tipo di progetto e dalle esigenze del tuo team. Di seguito alcune considerazioni finali.

Scrum per obiettivi chiari e cicli di sviluppo rapidi
Se stai lavorando su un progetto con obiettivi chiari e ben definiti, e desideri un metodo che incoraggi cicli di sviluppo rapidi e consegne regolari, Scrum può essere la scelta giusta. Il suo approccio iterativo e incrementale consente al tuo team di concentrarsi su piccole parti del progetto alla volta, offrendo valore in modo costante.

Kanban per flessibilità e cambiamenti continui
Se il tuo progetto richiede un alto grado di flessibilità, o se le tue priorità cambiano frequentemente, Kanban potrebbe essere l’opzione migliore. La sua enfasi sulla visualizzazione del flusso di lavoro e sulla limitazione del lavoro in corso può aiutare a migliorare l’efficienza e l’adattabilità.

Combinare Scrum e Kanban

Non esiste una regola che impedisca di utilizzare sia Scrum che Kanban nel tuo progetto. Puoi combinare gli elementi di entrambi i metodi per creare un sistema ibrido, noto come Scrumban, che può offrire il meglio di entrambi i mondi.
La decisione finale tra Scrum e Kanban dovrebbe sempre rispecchiare le esigenze del tuo team, del progetto e dell’ambiente di lavoro. Ricorda, lo scopo di questi metodi è facilitare il lavoro del tuo team, non renderlo più complicato. Scegli l’approccio che meglio supporta il tuo team nel raggiungimento dei suoi obiettivi.

Nonostante siano entrambe metodologie di project management, è importante sottolineare che si differenziano dal tradizionale approccio Waterfall.

Mentre il modello Waterfall prevede una pianificazione dettagliata e sequenziale delle attività, Scrum e Kanban si basano su approcci iterativi e adattabili. Questi metodi agili favoriscono una maggiore collaborazione, feedback continuo e un approccio più flessibile al cambiamento rispetto al rigido flusso di lavoro a cascata.

Scrum e Kanban offrono agli organizzatori e ai team nuovi strumenti per affrontare le sfide dinamiche del project management moderno, permettendo di ottenere risultati migliori, maggiore agilità e valore per gli stakeholder. La scelta tra Scrum, Kanban e Waterfall dipenderà dalle specifiche esigenze del progetto, dal grado di previsione richiesta e dalla cultura organizzativa.