Diagramma di Pert: 1° passo, come realizzarlo

Questo strumento può essere creato tramite applicazioni specificamente pensate per la gestione delle attività del project manager (per es. Microsoft Project), oppure può essere disegnato a mano con il supporto di fogli di calcolo o strumenti similari. TI sconsiglio quest’ultima opzione in quanto risulterebbe estremamente oneroso gestirlo.

Le attività del progetto vengono rappresentate come nodi interconnessi, ed indicano la sequenza delle attività e il loro tempo di durata stimato, oltre alla loro dipendenza dalle attività precedenti e/o successive.

Per semplificarti la vita puoi decidere di rappresentare solo l’insieme di un gruppo di attività e non il singolo dettaglio di ogni azione da compiere. Questa scelta è direttamente collegata alla tua conoscenza del prodotto, del team di lavoro e più in generale dell’esperienza che hai con una determinata tipologia di progetti.

Diagramma di Pert: consapevolezza della stima

Non sarebbe un buon punto di partenza poter fornire agli stakeholder, già in fase di analisi preliminare, un intervallo di tempo stimato necessario per raggiungere il risultato desiderato?

Esistono alcune tecniche che il Project Manager nell’Era Digitale di certo non utilizza. Tuttavia, l’applicazione del Diagramma di Pert può risultare utile quando si lavora a progetti impegnativi e di lunga durata, poiché consente di fornire una risposta precisa a questa domanda.

È un ottimo modo per stabilire un intervallo di tempo realistico per il completamento del progetto, rispetto alla pianificazione iniziale e questo ci permette di avere fin dall’inizio una certa consapevolezza sulle stime reali del progetto.

Sappiamo che le singole attività che compongono un progetto possono variare a causa di molti fattori. Pertanto, l’applicazione di un modello statistico semplice e snello può aiutare a gestire queste variabilità in modo efficace, senza troppi stress.

Diagramma di Pert: 2° passo, determinare le interdipendenze

Il primo passo consiste nell’elencare tutte le attività che compongono il progetto e stabilire le interdipendenze tra di esse.

PERT è un modello di stima previsionale che viene applicato alle attività necessarie per portare a termine un progetto. Pertanto, indipendentemente dalle tecniche di Project Management scelte e dal metodo SDLC in uso, una volta conclusa la fase di raccolta e di analisi dei requisiti, avremo a disposizione una lista più o meno lunga di attività da portare a termine.

Questa lista di attività presenta delle correlazioni e interdipendenze. Ad esempio, un’attività non può iniziare fino a quando un’altra non è stata completata; oppure un’attività può iniziare solo quando un’altra è in corso; o ancora, un’attività non può essere completata finché un’altra non lo è, ma anche un’attività non può essere terminata se non è stata avviata un’altra.

Le tipiche interdipendenze, in project management, sono:

1. Finish to Start (FS)
   l’attività successiva non può iniziare finché non è completata l’attività precedente.
2. Start to Start (SS)
   l’attività successiva non può iniziare finché non è iniziata l’attività precedente.
3. Finish to Finish (FF)
   l’attività successiva non può finire finché non è conclusa l’attività precedente.
4. Start to Finish (SF)
   l’attività successiva non può finire finché non è iniziata l’attività precedente.

Tutte queste interdipendenze permetteranno di creare il grafico e che, utilizzando anche il metodo CPM (Critical Path Method), permetteranno di visualizzare in modo semplice e comprensibile i percorsi delle attività, le loro relazioni ed i percorsi critici.

Diagramma di Pert: 3° passo, partiamo dalle basi e facciamo i calcoli

Per applicare il modello, è necessario fornire tre stime differenti del tempo necessario per completare ogni attività e per farlo è importante anche considerare sia la maturità del team, che le proprie conoscenze ed esperienze.

• Stima Ottimistica
• Stima Probabile
• Stima Pessimistica

Ci sono sostanzialmente due modi di agire: far quotare le attività al team per poi applicare la nostra esperienza di lavoro con loro per stabilire le 3 stime; oppure si esegue questa attività direttamente con il team e saranno loro stessi a fornire le tre stime. In questo secondo caso il lavoro è più semplice, ma se decidessimo di agire in autonomia, per ogni task, dovremmo farci dare una stima dal team.

A questo punto abbiamo per una determinata attività, una stima specifica. Ipotizziamo 5 giorni.

Se conosciamo il team con cui lavoriamo, potremmo anche sapere se tendono per loro natura ad essere ottimisti, pessimisti o realisti. Partendo da questa consapevolezza, possiamo decidere dove “piazzare” la quotazione.

Stima Ottimistica

La prima stima sarà di tipo Ottimistica e dobbiamo immaginare che lo sviluppo proceda in modo lineare, senza incontrare problemi o intoppi, e che tutto funzioni al primo tentativo.

Questo approccio è tipico delle previsioni ottimistiche. Quante volte ci siamo rivolti a un programmatore chiedendo quanto tempo ci vorrà per uno sviluppo e in pochi istanti abbiamo ricevuto una data “buttata lì”?

In questo caso, se il team è tipicamente ottimistico e ha dichiarato che occorrono “5 giorni di lavoro” per un determinato sviluppo, conoscendo il loro modo di agire, le loro competenze e le conoscenze, potremmo pensare che effettivamente in 4/5 giorni siano quelli da considerare.

Ovviamente, vale anche il contrario. Se siamo consapevoli del fatto che ogni volta che ci viene fornita una data ottimistica questa si rivela sempre essere maggiore o minore della realtà, possiamo utilizzare PERT come strumento per valutare la previsione.

In qualsiasi caso, la stima di tipo ottimistico è una voce da tenere sempre in considerazione, in quanto rappresenta una possibile durata minima per l’attività, senza considerare eventuali ritardi o imprevisti.

Stima Probabile

La seconda stima dovrà rappresentare il tempo stimato più probabile per l’attività, tenendo in considerazione sia la nostra esperienza e le informazioni a nostra disposizione, sia le variabili oggettive e soggettive dell’attività.

Se il team è tendenzialmente ottimistico, e quindi abbiamo assegnato alla prima stima i 5 giorni indicati, dovremmo indicare qualche giorno in più di lavoro. Ad esempio, se sappiamo che tipicamente il team impiega il 20% di tempo in più rispetto a quanto indicato inizialmente, possiamo aumentare la stima e riportare come tempistica probabile 5 + 20% = 6 giorni.

Le persone non scelgono consapevolmente di fornire una stima errata, ma per natura tendiamo ad essere ottimisti e possiamo sottovalutare alcuni aspetti della mole di lavoro da portare a termine.

Stima Pessimistica

Infine, la terza stima, sarà quella più Pessimistica.

In questo caso, è importante considerare gli scenari peggiori: le risposte arrivano in ritardo da parte di tutti gli stakeholder, le persone si ammalano e non possono lavorare, gli sviluppi procedono a rilento, ci sono problemi che non si riesco a risolvere come bug o malfunzionamenti vari. La lista di possibili complicazioni potrebbe essere davvero infinita.

Potremmo immaginare che, per uno sviluppo che il team ha preventivato in 5 giorni di lavoro ottimistico, le cose potrebbero andare così male da richiedere molti più giorni di quelli previsti. In questo caso, suggerisco di moltiplicare la stima realistica (quindi 6 nel nostro esempio) per un fattore di 3 o di 4: io tipicamente moltiplico per 3 (quindi 6 x 3 = 18 giorni).

Diagramma di Pert: 4° passo, calcolare i tempi

A questo punto, abbiamo a disposizione le tre stime per ogni attività di sviluppo. Per determinare il tempo più vicino alla realtà, non ci resta che applicare una semplice formula statistica.

Naturalmente, all’aumentare del numero di attività calcolate con questo metodo, aumentano le probabilità di ottenere una stima complessiva realistica.

La formula

La formula per calcolare il Tempo Stimato (TS) per ogni attività è la seguente:

TS = (O + 4M + P) / 6

La formula per calcolare il tempo stimato (TS) per ogni attività utilizza un peso maggiore per la stima più probabile (M), moltiplicata per 4 volte, mentre le stime ottimistiche (O) e pessimistiche (P) sono considerate meno affidabili. Infine, il risultato totale viene diviso per 6.

Pertanto:

• O = si riferisce al tempo Ottimistico stimato.
• 4 x M = si riferisce al tempo Probabile stimato, moltiplicato per 4.
• P = è infine il tempo Pessimistico stimato.

Esempi

Attività 1
TS = (O + 4M + P) / 6
TS = (4 + 4*5 + 15) / 6
TS = 28 / 6
TS = 4,67

Attività 2
TS = (O + 4M + P) / 6
TS = (10 + 4*12 + 36) / 6
TS = 82 / 6
TS = 13,67

Attività 3
TS = (O + 4M + P) / 6
TS = (6 + 4*7 + 21) / 6
TS = 49 / 6
TS = 8,17

Come puoi notare, le stime delle attività non si discostano molto dalla stima probabile. Tuttavia, questo ti consente di avere una previsione sulle tempistiche più probabili, anche se non le più certe.

È importante sottolineare che il peso dato alle tre condizioni dipende dalle tue esigenze specifiche. Nel mio esempio, ho utilizzato un aumento del 20% rispetto alla stima ottimistica per la stima realistica, e ho moltiplicato per 3 per ottenere la stima pessimistica. Tuttavia, puoi decidere di aumentare questi valori in base alla tua esperienza con il tuo team e alle tue necessità.

Diagramma di Pert: 5° passo, creare il diagramma

Ora che abbiamo la lista delle attività con le relative stime e le interdipendenze tra di esse, possiamo creare un grafico che ci permetta di visualizzare in modo semplice il diagramma.

Questo diagramma rappresenta graficamente tutte le attività e le loro dipendenze in modo da visualizzare chiaramente il flusso di lavoro del progetto.

Esistono software appositi per la sua creazione, ma è anche possibile disegnarlo a mano utilizzando un foglio di carta e una matita, oppure un foglio di calcolo (il web è pieno di esempi).

Il diagramma, in definitiva, altro non è che una rappresentazione visiva delle attività del progetto, che può essere utilizzata come strumento di comunicazione efficace con gli stakeholder del progetto.

edrawsoft.com

Diagramma di Pert: in conclusione

Considerando che all’inizio di un progetto ci sono sempre molte incertezze al di fuori del controllo del PM, riuscire a costruire delle tempistiche che si avvicinano alla probabilità di essere rispettate rappresenta una grande certezza per gli stakeholder.

Grazie all’utilizzo di Pert e alla sua formula di calcolo, sarai in grado di stimare il tempo necessario per completare il progetto, rispondendo con una stima realistica alle domande degli stakeholder. E alla domanda “Quanto tempo ci vuole per concludere il progetto?”, con questo esempio potrai rispondere:
“tra i 24 e i 27 giorni!” (ovviamente utilizzando le colonne “probabile” e “durata”).

Oppure, come tipicamente accade, ti verrà richiesto di completare il progetto entro una determinata data e che, grazie alle stime calcolate, sarai comunque in grado di valutare fin dal primo giorno di lavoro se il team riuscirà a rispettare la scadenza o meno e parlarne immediatamente con il committente per evitare aspettative irrealistiche.